Les logiciels de comptabilités et systèmes de caisses : nouvelles normes à respecter

Logiciels de comptabilité et systèmes de caisse : les nouvelles normes à respecter

En application de la loi de finances pour 2016, toute entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, devra désormais utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Les logiciels et matériels concernés

Est visé tout matériel qui permet d'automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d'encaissement : les logiciels de comptabilité, les logiciels de gestion et les systèmes de caisse.

Les logiciels de comptabilité s'entendent des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d'assurer tout ou partie des tâches de la comptabilité d'une entreprise en enregistrant et traitant toutes les transactions réalisées par celle-ci dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, paie, grand livre, etc.).

Les logiciels de gestion sont quant à eux des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d'assurer des tâches de gestion commerciale : gestion automatisée des devis, des factures, des commandes, des bons de livraison, suivi des achats et des stocks, suivi du chiffre d'affaires, etc.

Sont par ailleurs concernés tous les logiciels de type « gestion et encaissement » qui permettent le pilotage et la gestion des activités de vente et d'encaissement par l'utilisation de terminaux de vente dédiés ou non dédiés, quelles que soient les modalités de leur mise sur le marché (vente, location, mise à disposition de toute autre manière, etc.).

Enfin, s'agissant des systèmes de caisse, on en distingue trois principaux :

  • les systèmes de caisse autonomes, souvent dénommés « caisses enregistreuses » : ils ont la capacité d'enregistrer des données de règlement mais ils n'ont pas la capacité d'être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement ;
  • les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, de sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système ; selon le cas, ils génèrent ou non directement les écritures comptables ;
  • les logiciels d'encaissement installés sur un ordinateur ou des ordinateurs (en réseau ou non) : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ils disposent de fonctionnalités comptables (tenue des écritures comptables) et plus largement incorporent une gestion comptable et financière.

Nouvelles normes à respecter

En application de la loi de finances pour 2016 (loi du 29 décembre 2015), toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen de l'un des logiciels ou matériels mentionnés ci-dessus devra, en vue du contrôle de l'administration fiscale, justifier que ces logiciels et matériels satisfont à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Dans le détail, ces conditions sont les suivantes :

Condition d'inaltérabilité

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d'origine enregistrées et les rendre inaltérables.

Autrement dit, si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d'un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées.

Concrètement, ces opérations de correction doivent également donner lieu à un enregistrement et le logiciel ou système doit permettre à l'administration d'accéder aux données d'origine enregistrées initialement ainsi qu'au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l'objet de corrections.

Pour respecter cette condition d’inaltérabilité, l'intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable.

Condition de sécurisation

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d'origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine. Il peut notamment s'agir d'une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données.

Attention : l'emploi d'une fonction « école » ou « test » destinée à l'enregistrement d'opérations de règlement fictives aux fins de formation du personnel doit également être sécurisé, par une identification très claire des données de règlement, des pièces justificatives (par exemple en apposant la mention « factice » ou « simulation » en trame de fond de ces documents) et de toutes les opérations enregistrées lors de l'utilisation de cette fonction, ainsi que par l'identification de l'opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.

Condition de conservation

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile).

De plus, les systèmes de caisse doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture - journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) - des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable.

Enfin, toutes les données doivent être conservées pendant au mois six ans. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que, pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système.

Toutefois, lorsque l'entreprise utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu'une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l'administration de vérifier l'exhaustivité du flux des données transférées.

Condition d’archivage

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice.

La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés.

Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l'intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu'il existe une procédure de purge, mais elles doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.

Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Mais avant la mise en œuvre de cette procédure, le logiciel ou le système doit garantir la production d'une archive complète des données de règlement (données d'origine et éventuelles modifications), avec la date de l'opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.

Cependant, les systèmes de caisse doivent conserver dans un état sécurisé « en ligne », c'est-à-dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées. Pour eux donc, la purge n'est que partielle.

Obligation de mutuelle dans les entreprises

Manquement de l'Employeur à ses Obligations de Couverture Santé = Responsabilité Engagée

 

L’employeur qui, au 01/01/2016, n’aurait pas souscrit de contrat d’assurance santé au profit de ses salariés et ne respecterait pas ses obligations pourrait voir sa responsabilité engagée, à la fois :

 

1)      Par ses propres salariés :

 

En l’absence de couverture de frais de santé, le salarié ne pourrait prétendre au remboursement  des dépenses médicales dont il a dû s’acquitter. L’employeur étant responsable de cette situation, le salarié pourrait donc lui demander des dommages et intérêts.

De même s’il y a présence d’une couverture frais de santé mais non-conforme à un accord de branche ou à la loi.

De plus afin d’éviter une situation qui causerait un préjudice au salarié et qui pourrait éventuellement faire l’objet d’une demande de réparation, il est indispensable de respecter ses obligations en matière d’information.

 

2)      Par l’URSSAF

 

Des questions telles que ; le régime mis en place est-il bien collectif, obligatoire et responsable?, le panier de soin minimum est-il respecté?, tous les salariés sont-ils couverts?, les différences de traitement sont-elles justifiées?, les cas de dispense sont-ils conformes à la règlementation?, les justificatifs ont-ils été transmis à l’employeur?; peuvent être soulevées lors d’un contrôle. Il est donc indispensable de s’assurer que le régime mis en place est bien conforme aux principes juridiques applicables.

En effet, si un certains nombres de règles techniques et précises ne sont pas respectées, l’URSAFF pourrait procéder à des redressements ou à des réintégrations.

Fin du DIF

Depuis le 1er janvier 2015, le DIF (Droit Individuel à la Formation) a cédé  sa place au CPF (Compte Personnel de Formation).

Qu'est-ce que ça change ?

Jusqu'ici, les droits à la formation acquis par le salarié étaient calculés par l'employeur et celui-ci devait les lui communiquer par écrit au moins une fois par an.

Désormais, le calcul de ces droits va en quelque sorte être « externalisé ».

Chaque salarié va devoir ouvrir un compte sur le site gouvernemental « moncompteformation.gouv.fr ». Ce compte le suivra tout au long de sa vie et sera alimenté chaque année par la Caisse des Dépôts et Consignations à partir des données figurant sur la DADS déposée par son employeur (ou ses employeurs successifs).

Information des salariés

Même si le DIF n'existe plus depuis le 1er janvier 2015, le salarié ne perd pas pour autant les droits qu'il a acquis dans le cadre de ce dispositif au 31 décembre 2014, mais à condition qu'il les transfère sur son CPF, lors de l'ouverture de son compte sur le site référencé ci-dessus.

C'est aux salariés eux-mêmes qu'il incombe de procéder à ce transfert.

Mais à cette fin, les employeurs sont tenus de leur communiquer individuellement et par écrit, avant le 31 janvier 2015, le nombre total d'heures acquises et non utilisées au titre du droit individuel à la formation au 31 décembre 2014.

Loi MACRON : les 15 principales mesures

Le projet de loi pour la croissance et l'activité, dite « Loi Macron », a enfin été rendu public. Voici les 15 principales mesures qu'il contient... sachant que celles-ci sont susceptibles de faire l'objet de nombreuses modifications d'ici le vote définitif de la loi.

 

1 - Réviser les grilles tarifaires des professions réglementées du droit

Missionnée par le ministre de l’Economie, l’Autorité de la concurrence rendra début 2015 un avis sur l’état des marges courantes des professionnels du droit et proposera une révision des tarifs pour les rapprocher des coûts réels.

Ainsi, les tarifs réglementés des actes de la vie courante (achat d’un petit bien immobilier, constat d’huissier) constitueront, comme maintenant, un plafond qu’il ne sera pas possible de dépasser, mais ils pourront donner lieu à des réductions négociées dans la limite d’un plancher.

Pour les notaires, les tarifs des transactions les plus élevées (selon un seuil qui sera fixé par décret) pourront conserver une dimension proportionnelle pour tenir compte de la nécessité de financer les actes de la vie courante qui sont effectués gratuitement ou à un tarif inférieur à leur coût réel (principe de péréquation interne).

Par ailleurs, les tarifs réglementés seront revus de manière périodique, "afin de garantir une parfaite connexion entre le tarif perçu et le coût pour le professionnel".

Enfin, dès lors que la loi permet une négociation des prix, les professionnels seront obligés d’afficher leur tarifs.

2 - Simplifier les conditions d’installation pour les professionnels du droit

Demain, un notaire salarié, un huissier diplômé, pourra choisir entre racheter la clientèle d’une étude déjà installée, comme c’est le cas aujourd’hui, ou s’installer directement et créer sa propre clientèle seul ou en s’associant avec d’autres professionnels.

3 - Élargir le champ de la postulation des avocats au ressort de la Cour d’appel, et rendre obligatoire l'établissement d'une convention d'honoraires

Le projet de loi pour la croissance et l’activité ne remettra pas en cause le monopole de postulation des avocats, qui resteront seuls habilités à procéder aux formalités pour le compte de leurs clients.

Par contre, le périmètre de la postulation territoriale sera élargi au ressort de la Cour d’appel, en permettant aux avocats de plaider devant tous les tribunaux de grande instance de ce ressort.

Dans le même temps, les prix ne seront plus réglementés mais, en contrepartie, une convention d’honoraire écrite sera désormais obligatoire avant toute intervention de la part de l’avocat.

4 - Créer un statut d’avocat en entreprise

Un statut d’avocat en entreprise disposant d’un privilège de confidentialité sur ses avis et productions sera créé.

Il pourra s'agir soit d'un avocat titulaire du CAPA, soit d'un juriste d’entreprise ayant au moins cinq années d’expérience.

Il sera inscrit auprès du barreau sur une liste ad hoc et sera tenu de respecter les principes déontologiques et éthiques de la profession.

Par contre, il devra réserver l’exclusivité de ses prestations à son entreprise – il ne pourra donc avoir aucune clientèle propre - et il ne pourra pas plaider.

5 - Ouvrir le capital entre professionnels du droit et, pour une part, aux experts-comptables

Concrètement, un avocat et un notaire (ou un expert-comptable) pourront s’associer librement au sein d’une même structure et pourront ainsi proposer une offre globale à leurs clients.

Nota : les experts-comptables ne pourront toutefois détenir plus d'un tiers des droits de vote.

Par ailleurs, le capital des sociétés d’exercice libéral (SELARL notamment) sera ouvert aux personnes exerçant la même profession, mais n’exerçant pas leurs fonctions au sein de la structure.

De même, le capital des sociétés de participations financières de profession libérale (SPFPL) – c’est-à-dire les holdings – sera ouvert aux professionnels européens qui exercent la même profession et dont la qualité est reconnue.

6 - Ouvrir l’offre de service de transport par autocar

Dans le but de faciliter et de rendre moins coûteuse la mobilité des Français sur le territoire, tout en créant des emplois (près de 10 000 selon l'autorité de la concurrence), le projet de loi va autoriser et faciliter l’exploitation de lignes d’autocars sur le territoire national.

7 - Réduire les délais et le coût de passage du permis de conduire

Une réforme d’ensemble du permis de conduire a déjà été annoncée par le Gouvernement en juin dernier.

Elle prévoit notamment de recentrer les examinateurs sur le passage du permis B en confiant à des opérateurs agréés la surveillance de l’épreuve théorique (le code) et les épreuves pratiques de certains permis poids lourds.

Dans la continuité de cette réforme, la loi Macron prévoit quant à elle d'encadrer cette externalisation, notamment en fixant le niveau de capacité des opérateurs agréés, plus globalement les conditions d'accès à la profession, ainsi que leurs tarifs.

8 - Commerce de détail : lever les freins à la concurrence entre magasins et donner plus de choix au consommateur

Selon le projet de loi, l’Autorité de la concurrence pourra prononcer une obligation de cession de magasins pour les distributeurs qui posséderaient, sur une zone de chalandise donnée, plus de 50 % des parts de marché et dont la présence aurait un impact excessif sur le prix et les marges, sans qu’un abus de position dominante ait pour autant été caractérisé.

Nota : ce dispositif, dit d' "injonction structurelle" est le même que celui qui a été institué outre-mer par la Loi Lurel.

9 - Bâtiment : satisfaire la demande de logement intermédiaire

La loi pour la croissance et l’activité vise à augmenter sensiblement l’offre de logements intermédiaires, pour soutenir la filière du bâtiment, permettre aux classes moyennes de se loger plus facilement et pour moins cher, et réduire la pression sur le parc de logement social.

A cet effet, la projet prévoit les mesures suivantes :

  • supprimer la condition de zonage applicable à l’ordonnance du 20 février 2014 ;
  • permettre aux filiales qui peuvent être créées par les organismes HLM de construire, de gérer et d’acquérir du logement intermédiaire ;
  • permettre aux communes de délimiter, au sein de leurs documents d’urbanisme, des secteurs à l’intérieur desquels la réalisation de logements intermédiaires pourra bénéficier d’une majoration de constructibilité pouvant aller jusqu’à 30 % ;
  • permettre aux collectivités de mettre en oeuvre de véritables politiques locales de développement du logement locatif intermédiaire.

10 - Développer le recours des entreprises à l’actionnariat salarié

Le projet de loi réforme deux dispositifs d’actionnariat salarié (lesquels ne concernent que les sociétés par actions, non les SARL).

Ainsi, les start-up pourront désormais attribuer des bons de souscription de parts de créateurs d’entreprises sur leurs propres titres à tous leurs salariés, et y compris à ceux de leurs filiales.

Nota : les start-up issues de la fusion de start-up pourront également continuer d’utiliser ce dispositif.

Par ailleurs, dans le but de développer l’attribution d’actions gratuites à tous les salariés, en particulier dans les PME, le principe de taxation de ce dispositif serait simplifié. En pratique, la contribution patronale serait « simplement » soumise au forfait social de 20 %.

11 - Développer l’épargne salariale dans les petites entreprises

Actuellement, seuls 10 % des salariés des TPE profitent d’un dispositif d’épargne salariale, contre 80 % des salariés des grandes entreprises.

Afin de remédier à cette inégalité, le projet de loi prévoit d'instaurer un forfait social plus faible (il est de 20 % des sommes versées actuellement) dans les entreprises passant un accord d’intéressement et de participation pour la première fois.

12- Faciliter le travail du dimanche et en soirée

Le travail du dimanche restera l’exception, mais il devrait être facilité :

  • en permettant aux maires d’autoriser les commerces de leurs communes à ouvrir 12 dimanches par an, au lieu de 5 actuellement ;
  • en garantissant aux commerces qu’ils pourront de droit travailler cinq de ces dimanches, choisis par le maire ;
  • en créant, là où c’est justifié par des critères précis, des zones touristiques internationales dans lesquelles le travail le dimanche et en soirée sera possible toute l’année. Ce sont les quelques zones d’activité très touristiques et les quelques gares pour lesquelles le travail en soirée et le dimanche conduira à des créations de milliers d’emplois supplémentaires.

Par contre, alors que ceci n’était pas une obligation jusqu’à présent, tout travail le dimanche devra donner lieu à une compensation salariale, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Par ailleurs, le volontariat des salariés sera la condition absolue de l’ouverture du commerce : en l’absence d’accords (de branche, de territoire ou d’entreprise) sur le volontariat ou sur le niveau de la compensation salariale, le magasin restera fermé.

Attention : tous les commerces déjà ouverts sous le régime actuel auront trois ans, à compter de l’entrée en vigueur de la loi, pour conclure des accords avec leurs salariés lorsqu’ils n’en ont pas déjà.

13 - Réformer la justice du travail

Le projet de loi vise à réformer la justice prud’homale, "pour la rendre plus simple, plus rapide, plus prévisible et plus efficace".

Concrètement le but à atteindre est que les décisions soient rendues plus rapidement et qu'elles soient de meilleure qualité.

Cette amélioration passera notamment par une meilleure formation, initiale et continue, des conseillers prud’hommes, qui deviendra même obligatoire, ainsi que par le renforcement de leurs obligations déontologiques et une refonte profonde de la procédure disciplinaire.

Les délais seront par ailleurs considérablement raccourcis et encadrés dès la phase de conciliation – le bureau de jugement en formation restreinte devra ainsi statuer sous trois mois.

En outre, la procédure pourra être notablement accélérée, en allant directement de la phase de conciliation à la formation de  jugement présidée par un juge professionnel.

14 - Permettre la poursuite de l’activité des entreprises en difficulté

Aujourd’hui, de nombreuses procédures de redressement judiciaire révèlent que des entreprises en difficulté sont liquidées, vidées de leurs actifs ou détruisent tous leurs emplois parce que les actionnaires n’ont pas la possibilité ou la volonté d’apporter le financement nécessaire au sauvetage de l’activité alors même que cette entreprise pourrait avoir de réelles perspectives de redressement.

Afin de remédier à cette situation, le projet de loi prévoit notamment de donner la possibilité au juge, en ultime recours, d’obliger la vente des actions des personnes qui contrôlent une entreprise en difficulté au profit de personnes présentant un plan crédible de sauvetage de l’entreprise et de maintien d’emplois.

En outre, il serait créé des tribunaux de commerce spécialisés pour les plus grandes entreprises en difficulté.

15 - Requalifier le délit d’entrave

Les sanctions associées à l’entrave au fonctionnement des instances représentatives du personnel seront réexaminées, afin :

  • de supprimer la peine d’emprisonnement associée au délit d’entrave. Cette peine n’est quasiment jamais appliquée, mais elle est susceptible de dissuader les sociétés étrangères d’investir dans les entreprises françaises ;
  • d’y substituer des sanctions financières.

Source : projet de loi pour la croissance et l'activité ; Conseil des ministres du 10 décembre 2014.